Als Agentur für Korrespondenz kreieren wir Schriftverkehr, der Beziehungen zu Zielgruppen gestaltet. Und keine Fragen offen lässt.
Briefe, E-Mails und schriftliche Mitteilungen gehören zu den meistgenutzten – und meistunterschätzten – Mitteln der Unternehmenskommunikation. Sie klären Sachverhalte, schaffen Vertrauen, regeln Abläufe. Oder sie hinterlassen Verwirrung, Frust und Distanz. Als Agentur für Korrespondenz entwickeln wir Schriftverkehr, der verständlich, verbindlich und anschlussfähig ist – und dabei den richtigen Ton treffen.
Korrespondenz ist keine Kür. Sie ist operative Kommunikation mit Wirkung.
Was leistet professionelle Korrespondenz?
Sie schafft Orientierung – und schützt Beziehungen.
Gut strukturierte E-Mails, Briefe und interne Mitteilungen sparen Zeit, vermeiden Rückfragen – und unterstützen die professionelle Außenwirkung eines Unternehmens. Besonders dort, wo Sprache rechtlich relevant, emotional aufgeladen oder organisatorisch komplex ist, zählt jedes Wort. Durchdachte Korrespondenz reduziert aber nicht nur Reibungsverluste. Sie stärkt auch die Beziehung zu Adressat*innen – durch präzise, anschlussfähige und markenkonforme Kommunikation.
Gute Korrespondenz …
- schafft Nähe – und stärkt das Image
- steigert die Kundenbindung – und macht Vorteile greifbar
- entlastet Teams – durch weniger Rückfragen und Zeitersparnis
- sichert Handlungsfähigkeit – etwa bei Beschwerden, Mahnungen oder sensiblen Situationen
Was zeichnet uns als Agentur für Korrespondenz aus?
Strategische Textarbeit – passgenau, markengerecht, anschlussfähig.
Wir analysieren bestehende Kommunikationsmittel, identifizieren Brüche, Leerstellen oder Unklarheiten – und entwickeln darauf basierend korrespondenzfähige Textsysteme. Von der Einzelmail bis zur mehrsprachigen CRM-Vorlage.
Unsere Leistungen im Überblick:
- Wir überarbeiten Schreiben – in Tonalität, Struktur und rechtlicher Angemessenheit.
- Wir entwickeln Textbausteine und Vorlagen – modular, flexibel und anwendungsnah.
- Wir formulieren neue Korrespondenzlinien – skalierbar, standardisierbar, stilsicher.
- Wir integrieren gendersensible Sprache – klar, lesbar, markenkonform.
- Wir beraten zu Aufbau und Wirkung – immer mit Blick auf Verständlichkeit und Adressat*innenbezug.
Unser Ziel: Korrespondenz, die Effizienz mit Empathie verbindet – und deiner Marke eine Sprache gibt.
Beispiele für kundenfreundlichen Schriftverkehr gefällig?
Fünf typische Einsatzfelder professioneller Korrespondenz:
1. Ablehnung eines Versicherungsanspruchs
Juristisch korrekt – und dennoch respektvoll
Ein Schaden wird nicht übernommen. Wir verfassen Ablehnungsschreiben, die den Sachverhalt rechtlich einwandfrei darlegen – und dabei transparent, konfliktvermeidend und verständnisvoll bleiben.
2. Interne Mitteilung zu neuen Compliance-Regeln
Verbindlich informieren – ohne Widerstand zu erzeugen
Ob Datenschutz, IT-Sicherheit oder Lieferkettenrichtlinie: Wir bringen komplexe Vorgaben auf den Punkt. So entsteht keine bloße Anweisung, sondern ein verständlicher, anschlussfähiger Text, der mitgenommen werden kann.
3. Absage im Bewerbungsprozess
Ein „Nein“ – formuliert mit Respekt und Haltung
Wir gestalten Bewerberkommunikation, die professionell bleibt und dennoch persönliche Wertschätzung vermittelt. Auch eine Absage kann Teil eines positiven Employer Brandings sein.
4. Standardisierte Mahnung mit markenkonformer Tonalität
Automatisiert versendbar – aber nicht sprachlos
Mahnschreiben müssen klar sein, rechtssicher und durchsetzbar. Wir formulieren sie so, dass sie ins System passen – und zur Tonalität Ihres Unternehmens.
5. Erläuterung einer komplexen Rechnung
Verständlich machen, was erklärungsbedürftig ist
Komplexe Leistungen oder gestaffelte Gebührenmodelle führen oft zu Rückfragen. Wir bereiten Rechnungsanschreiben so auf, dass Kund*innen den Überblick behalten – inklusive Mini-Glossar zu Fachbegriffen, Abrechnungseinheiten oder Fristen.
Was macht Korrespondenz so anspruchsvoll?
Zwischen rechtlicher Präzision und sprachlicher Empathie liegt oft nur ein Satz.
Viele Schreiben müssen widersprüchliche Anforderungen erfüllen:
- juristisch korrekt sein – und dennoch zugänglich,
- standardisiert – und trotzdem persönlich,
- effizient – aber nicht beliebig.
Diese Spannung ist kein Mangel, sondern das eigentliche Arbeitsfeld guter Korrespondenz. Wir schreiben Texte, die strukturiert, anschlussfähig und systemtauglich sind – ohne zu entmenschlichen.
Welche Rolle spielt Sprache für deine Marke?
Auch Korrespondenz kommuniziert Haltung.
Ein Vertragsanschreiben, eine Mahnung oder eine Rückmeldung im Kundenservice – sie alle transportieren, wie ein Unternehmen denkt, spricht und handelt. Deshalb schreiben wir nicht mit Standardbausteinen, sondern mit Fingerspitzengefühl – abgestimmt auf Tonalität, Zielgruppen und Selbstverständnis.
- Wir binden bestehende Sprachrichtlinien und die Corporate Language ein.
- Wir berücksichtigen kulturelle Kontexte, Zielmärkte und sprachliche Normen.
So wird auch das Kleingedruckte Teil deiner Markenkommunikation.
Worauf achten wir als Agentur für Korrespondenz außerdem?
Die Zutaten für gelungene Briefe und E-Mails.
Gute Korrespondenz ist mehr als korrekt. Sie ist lesbar, anschlussfähig – und vor allem: wirksam.
Wir achten auf:
- Empfänger*innenzentrierung durch Perspektivwechsel und Klarheit
- Aktivierende Strukturen mit Dialogcharakter
- Konsistenz und Wiedererkennbarkeit durch markengerechte Sprache
- Auf Wunsch: Integration gendersensibler Sprache – verständlich und lesefreundlich
Unser Anspruch: Schriftverkehr, der Türen öffnet – nicht nur Formalien erfüllt.
Sprich gleich mit deiner Agentur für Korrespondenz!
Unverbindlich anfragen – und bald schon besser schreiben.
Ob 5-Zeiler oder 50-seitiges Vorlagensystem: Wir gestalten Korrespondenz, die funktioniert – und gelesen wird. Zeig uns deine Schreiben – wir zeigen dir, was daraus werden kann.
Klingt interessant? Dann freuen wir uns über eine Nachricht!
